Vivimos en la era digital y todavía, muchas veces, necesitamos la copia impresa. En principio, imprimir hojas de cálculo de Excel puede parecer fácil, haces clic en Imprimir y listo ¿no? Pero una hoja de cálculo bien organizada, está diseñada para pantallas de ordenador, no para el típico formato de folio o A4 tradicional. ¡Pero hay truco! Sí se puede ajustar la hoja de Excel a formato impreso. Veamos cómo.
En este post te explicaremos paso a paso cómo dominar la impresión de Excel. Los siguientes consejos se aplican a todas las versiones de Excel para Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 y versiones anteriores. Comenzamos.
Contenidos
El primer paso es ubicar el menú de impresión de Excel. Hay dos formas de encontrarlo.
1. En Excel, ve a la pestaña «Archivo», luego selecciona el elemento «Imprimir»
2. Presione simultáneamente CTRL + P en cualquier momento en una hoja de cálculo de Excel
Para ambas opciones, te saldrá la siguiente pantalla:
Las opciones de Configuración las explicaré en la siguiente punto, sin embargo, en la parte superior podemos seleccionar las opciones básicas de impresión, como qué impresora queremos usar y la cantidad de copias.
En esta misma pantalla tenemos una característica muy útil que apareció desde Excel 2010 (si es tu caso) que es la vista previa de impresión, justo a la derecha de este menú. Entonces, teniendo en cuenta que en los próximos pasos vamos a modificar los detalles de impresión, ten en cuenta que es posible obtener una vista previa de los cambios antes de imprimir. ¡Así que ahorramos papel!
Elije qué imprimir: área seleccionada, hoja completa o libro de trabajo completo
Como vimos en la imagen anterior, debajo de Configuración tenemos una serie de opciones de impresión, la primera de las cuales es la delimitación del área de impresión. El significado de cada una de las opciones es el siguiente:
A continuación, tenemos una indicación de las páginas; cambiará dependiendo de si el contenido impreso cabe en una sola página de la hoja seleccionada.
Imprimir hojas activas
Imprime solo la última hoja en la que seleccionó una celda. Imprime toda la región de la hoja de cálculo donde está escrito algo.
Imprimir todo el libro
Pues si en la opción anterior imprimimos solo la hoja seleccionada, en esta opción imprimimos el libro completo. El libro de trabajo, en caso de que no lo sepas, es el grupo de todas las hojas del archivo.
Imprimir selección
En esta opción, imprimiremos solo un rango de celdas seleccionadas de una hoja de cálculo. Para seleccionar un rango de celdas en tu hoja de cálculo, simplemente haz clic y arrastra el ratón sobre la región deseada o haz clic en ambos extremos del rango de celdas presionando la tecla CTRL.
Impresión a doble cara
En los siguientes menús tenemos algunas opciones relevantes en cuanto a la disposición del contenido a imprimir en papel.
Imprimir a una cara
Opción habitual de imprimir solo una cara de la hoja de papel en tu impresora.
Imprimir a doble cara: borde largo
El llamado borde largo es el estilo de impresión a doble cara predeterminado que prepara la impresión para ser leída como un libro (de derecha a izquierda)
Imprimir en ambas caras de la hoja: borde corto
El llamado borde corto es el tipo de impresión a dos caras que prepara la impresión para voltearla como un calendario (de abajo hacia arriba)
Intercaladas
La opción de clasificación siguiente solo es relevante si has elegido imprimir más de una copia y tu impresión tiene más de una página.
Por ejemplo, si tu impresión tiene 3 páginas y deseas 3 copias, puedes elegir si su impresora clasificará las páginas con la misma numeración o no.
Orientación de impresión y tipo de papel
En las siguientes opciones puede seleccionar el tipo de papel que utilizarás en tu impresora. Recordando que nuestra hoja de papel habitual es A4.
Agregar margen a la impresión
En esta opción tenemos algunas opciones predeterminadas para imprimir márgenes.
Se suele usar el Estrecho para hojas de cálculo que tienen un contenido muy denso, por lo que se puede presentar más cosas en una hoja.
Sin embargo, la opción Márgenes personalizados es la mejor si buscas cumplir dimensiones específicas. En él podemos elegir las dimensiones para cada uno de los márgenes.
Escalado de la hoja de cálculo impresa
Llegamos a la sección más molesta, que es la de ajustar tu hoja de cálculo, o la región de la hoja de cálculo que deseas imprimir, en papel.
Las opciones disponibles son las siguientes:
Sin escalado
Este es el más simple, imprime lo que desee sin ningún ajuste de dimensión. En otras palabras, el tamaño de fuente que elegiste en la hoja de cálculo será el mismo que el impreso.
Ajustar hoja a una página
En esta opción redimensionaremos todo lo que seleccionamos para imprimir para que encaje perfectamente en el tamaño del papel que has elegido como impresión.
Ajusta todas las columnas en una página
En esta opción, redimensionaremos las columnas que seleccionamos para imprimir para que todas se ajusten al tamaño del papel que elegimos imprimir. Recuerda que esto ocurre en detrimento de la dimensión de las filas, por lo que las filas pueden tener su apariencia deteriorada cuando se visualizan en papel. ¡Mira la vista previa!
Ajustar todas las filas en una página
Aquí está lo contrario de la opción anterior, si en la primera cambiamos la dimensión de las columnas a expensas de las filas, aquí tenemos el cambio de la dimensión de las filas a expensas de las columnas.
Personalizar opciones de escala
¿Ninguna de las opciones anteriores te sirvió? Te entiendo, a mí también me pasa. Usa esta opción
En este menú podemos cambiar todos los demás formatos que vimos en las secciones anteriores. Sin embargo, aquí tenemos un poco más de especificidad. Y seré honesto, la opción que realmente importa aquí es el ajuste de dimensión con respecto al original . A veces se necesita una pequeña reducción aquí o un aumento allá para ajustar la hoja de trabajo en A4, por lo que aquí es donde realiza este pequeño ajuste.
